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PNRA, INC.の仕事術(業務効率最適化)

スタッフに向けての記事です。

テーマは『業務効率最適化』。

クオリティ×スピードを限界まで引き上げる手段として、制作会社としてだけでなく、あらゆるビジネスシーンにも通用する考え方が含まれているので必見の内容です。

(1)ゴールを明確にする

仕事を行う上で、手を動かす前に絶対にさせているのがゴールを明確にする作業です。

最終的な着地点がわからなければ、最適なロードマップを描くことはできません。どこへ、いつまでに、どうやって、という道筋を描くために、明確にゴール設定をしてもらいます。

ここで重要になってくるのは、この作業を本人が自分で考えて設定すること。

人それぞれ得意とする業務・所要時間は変わってくるので、自分で考え、実行するためのプランを練り、実際に行動に移してもらいます。

(2)単工数になるまで業務を細分化し、優先順位をつける

ゴールを描いたら、達成をするために必要になってくる作業を大きなセグメントから小さなセグメントへと徐々に細かく・明確にしてもらいます。

弊社で言えば、ホームページ制作の大きなブロックとして、ヒアリング/デザイン作成/構築/サポートという大分類があります。

これらを細分化して

ヒアリング(クライアントニーズの抽出/ユーザーニーズの想定/コンセプト設計/仕様設計etc)

デザイン作成(フレームワークの作成/モックアップの作成etc)

構築(フレーム構築/詳細設計/インタラクティブ仕様の組み込みetc)

サポート(サポート内容の業務効率化etc)

といったブロックに分けて考えることができます。

さらに上記を細分化して、

・クライアントニーズの抽出に必要な質問事の作成

・モックアップ作成時の素材の準備

・インタラクティブ仕様のJSのプラグラム設計etc

といった形でどんどん作業レベルをふわっとした内容から、具体的な作業レベルまで落とし込みます。

ここまでこれば、具体的な作業レベルの関連づけを行い、順番を並べて重要度の高いものをABCの三段階で評価します。

関連づけを行うのは、前項の作業が次項の作業に影響をきたすため、関連性も含めて評価づけを行うためです。

仮にここでは

A:全体に影響を及ぼす、或いはクライアントとの整合性を取る必要のある業務
B:こなす必要はあるが、いつでも処理ができる業務
C:やったほうがいい、或いはやらなくても問題がない業務

という風に定義付けをしましょう。

(3)重要度の高いものから作業を行う

具体的な作業内容が見えてきたら、次は実作業を行います。

ここで先の作業レベルでの評価が生きてきます。
重要度の高い仕事(往々にして重い作業)を先にこなすことによって、全体のスケジュールの進行状況が明確になります。
また、人間の集中力はスタート時点をピークに徐々に減退していくものです。最も集中力の高い時間(生産性の高い時間)に重要度の高い仕事を行うことにより、トータルに携わる時間を短縮することができます。

(4)時間を意識する

時間を意識する

ここからは実作業を行う上での意識付けです。

一つの作業を行う時に、開始時間と終了時間を意識しましょう。欲をいえば、工程表に所要時間も含めて記載していきましょう。
これは作業にゲーム性を持たせる意味合いの他、自分がどの作業にどのくらいの時間をかけているのかをはっきりと認識させるためです。

自分の得意不得意は、本人以上に事実として客観的に見た方が正確です。その指標として時間という指標は非常に有効になります。
こうすることで、自分が平均よりも早く業務を遂行できていれば、なぜ早くできているのか?平均よりも時間がかかっているのであれば、何故時間がかかってしまっているのか?を考え自ら改善のキッカケを作ることができます。
何より、少しづつスピードが上がってくる感覚は仕事への意欲を増大させてくれます。

(5)集中するための習慣づけをする

集中するための習慣づけをする

最後にとても大事なことです。

みなさんは自らを集中(所謂ゾーンに入る)状態へ意識的に持っていけていますか?
最近で言えば日本ラグビーの五郎丸選手なんかがゴールキック前のルーティーンで一躍時の人となりましたが、まさにこういうことです。
アスリートなどがよく行っている手法で集中状態に入る前への儀式を形式化することを指しますが、これはビジネスシーンにおいても有効な手段です。

またこのルーティーンは自己認知性バイアスの一種なので、一定の順序を辿ったら集中状態に入る。という強い自己暗示が必要になります。
そのため、自分が集中状態を作りやすい経路を自分なりに体系化し、その経路を辿ったら集中するってことを反復し身体に覚えこませましょう。
よくわからない場合は、自分が「こうすると良い結果が起こりやすいんだよな」というジンクスを踏襲することをお勧めします。

ちなみに私の場合は、「目を閉じ、深呼吸し、身体中の毛穴が開くイメージを頭で描き、目を開いてパソコンに向かう」こう言った手順を踏むことで集中状態に入ることができます。

本日のまとめ

最後にまとめに入りますが、
今日のトピックの大枠は以下のものになります。

(1)ゴールを明確にする
(2)単工数になるまで業務を細分化し、優先順位をつける
(3)重要度の高いものから作業を行う
(4)時間を意識する
(5)集中するための習慣づけをする

弊社では、就業時間よりも成果重視のため、短い時間でもしっかりと成果を上げてくれば、あとは完全に自由にしています。その分、勉強するもよし、休むもよし、遊ぶもよし、自身の人生をより良いものへと昇華してほしいと思います。逆に自ら考え、学び、レベルを上げていかないと一切の余裕が生まれないので、ただ目の前の仕事をこなす人にとっては、かなりきつい環境だと思います。
ということで、みんな頑張ってね笑